再過幾天就是農曆新年了，相信大家都在馬不停蹄地忙活自己手頭的工作。作為財務人員，歲末年終肯定是最忙的一段時間，特別是年底很多資料要彙總，原本不夠的時間就更加顯得捉襟見肘。資料統計最關鍵的就是規範，原始資料規範了，統計也就變得輕鬆多了。接下來，小編就介紹幾組 WPS 裡的資料整理小技巧，助大家早點幹完回家過年！

1. 日期快速整理

日期是最容易出現的一種格式錯誤，特別是那些從不同部門收集回來的表格，日期的樣式可謂五花八門。這些雜亂的日期，除了看起來不美觀以外，還會影響表格的正常計算與篩選，大大降低統計效率與精度。

如何實現日期的快速規範化呢？很簡單，選中日期列，點選“資料→分列”，前面幾步選擇預設，到達第 3 步時，將“列資料型別”修改為“日期”。最後點選“開始”標籤，將單元格型別修改為“短日期”即可。

2. 資料加單位

有些資料需要新增文字單位，但 Excel 對於這種數字以外的格式，是無法計算的。想要魚和熊掌兼得，這裡有一個小技巧。首先選中要處理的資料區，按下 Ctrl+1 調出單元格屬性，接下來點選“分類→自定義”，在“G / 通用格式”後填入表格所需的文字。經過這樣處理好的資料，既保留了原本的計算屬性，又能顯示單位標識，輕輕鬆鬆就解決了困擾已久的問題。

3. 摺合成“萬元”顯示

財務資料往往都要摺合成“萬元“顯示，傳統方法是藉助公式將原資料縮小 10000 倍，然後再綴上對應的單位符號。不過這樣的處理並不規範，當後期再需要對這些資料彙總時，就會產生巨大誤差。

正確的方法是：首先選中要處理的區域，按下 Ctrl+1 調出單元格屬性。接下來點選“分類→特殊→單位：萬元”，這裡 WPS 已經預設好了多組單位樣式，直接選擇你想要的就可以了。

4. 大寫金額轉換

除了貨幣單位外，大寫金額轉換也是財務人員每天都會遇到的一件事。很多人都知道，在 Excel 中有一項名為“中文大寫數字”的特殊格式，不過這個格式與我們慣用的人民幣格式並不相同。正確的方法是，在 WPS 中選中資料區，然後按下 Ctrl+1 調出單元格屬性，接下來在“分類→特殊”標籤選擇“人民幣大寫”，確定後就是我們熟悉的人民幣格式了。

5. 記錄單

輸入資料最忌諱的就是看錯行，特別是當資料量龐大時，一個小錯誤往往很難發現，這裡推薦大家使用 WPS 的“記錄單”功能。首先將滑鼠放到表格的標題處，然後點選“資料→記錄單”。記錄單是一個類似於表單的快速輸入模組，可以自動讀取當前表格標題，我們只要在框內輸入具體的內容（TAB 鍵切換不同條目，回車鍵直接新建），即可完成資料錄入。

除了快速錄入外，記錄單也有資料篩選功能。點選“條件”按鈕，輸入篩選條件，然後再點選“下一條”按鈕，記錄單就能將符合條件的記錄一一列示出來了。

6. 輸入重複值預警

很多錯誤都是由使用者重複錄入導致的，為了避免這種情況發生，我們可以通過選中區域，點選“資料→重複項→拒絕錄入重複項”，來為目標列提前設好重複錄入提醒。設好之後，一旦輸入的內容與前面重複，表格就會自動彈出提醒，以避免重複資料被錯誤錄入表格。

7. 帶圖記錄整理

有些資料需要配圖，但直接匯入的圖片無法與單元格匹配。在 WPS 中，圖片右鍵選單裡多出了一項“切換為嵌入單元格圖片”，點選後即可讓圖片自動匹配單元格。經過這樣處理好的圖片，除了支援基本的統計函式外，還能用滑鼠雙擊檢視原圖，十分神奇，推薦大家一試。

8. 一鍵文字轉數字

有些單元格被無意間設成了文字格式，導致彙總出錯，不過由於這種錯誤不能用肉眼發現，使得排錯變得異常困難。這裡教給大家一個小技巧，首先選擇要處理的單元格，點選“開始→單元格格式”，將格式設為“常規”，然後再點選“開始→型別轉換→文字型數字轉為數字”。經此處理後，就不會再出現數字以文字形式儲存的問題了。

寫在最後

怎麼樣？今天介紹的這些內容還算實用吧。和傳統的 Office 相比，WPS 在很多細節方面其實是優於對手的，特別是在一些資料整理方面，能夠幫助我們節省大量時間。馬上就要過年了，希望今天介紹的這些小技巧能為大家提供一些幫助，也祝大家早點幹完回家過年！