3分鐘學會做任務管理!讓你快速搞定工作任務的“雜亂難”
派發任務總是被延期,團隊成員卻還吐槽工作太多;
交代給協作成員的任務,遲遲得不到反饋,影響工作成果;
實時獲取任務的當前狀態與資料存在一定困難,任務進度難把控;
......
相信不少管理者都被這些低效的團隊協作困擾過。
如果存在這些問題,說明你的團隊需要做工作任務管理了。
“任務管理是企業的一個重要環節,一個任務計劃好了,但是在執行過程中沒有管理好,基本算是功虧一簣!”
今天我們就來聊聊,什麼才是正確的任務管理姿勢。
1、任務管理的四套方法論我們都期待能做好任務管理,前提要了解清楚什麼是任務管理。
任務管理的定義是,將所有我們要做的事情,看作是一個個的任務,對任務進行記錄、整理並去完成任務的過程就是任務管理。
而做好任務管理,通常來說有四套常用的方法論,分別是:
1、GTDGTD的英文全稱是Getting Things Done,即“把事情做成”。它是做任務管理的一套方法論。GTD總共有5個步驟:收集、釐清、整理、執行、回顧。
2、單核工作法是以注意力為核心的管理方法,通過一次專注於一項工作,集中注意力,提高工作效率。
3、兩列清單法巴菲特的「兩列清單法」,寫下前25個目標,圈出最重要的前5項放在一列清單(to do list),後20個目標分在一列「儘可能避免去做」的清單(Avoid at all cost list)。
PS:兩列清單法要求在完成前5專案標之前,不在後20專案標上花一秒鐘時間。
即把你要做的事分為「重要並緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要而且不緊急」。
總結一下:
因為團隊中除了日常工作事務,不免會有突發任務、臨時性重要任務以及複雜專案。
顯然,單核工作法一次只能專注一項工作,靈活性沒那麼高,不太適用於多工並行的職場。
只有整合使用兩列清單法的集中處理主要矛盾原理、四象限法則的優先順序原理、以及GTD的“把事情做成”原理,才能讓我們更輕鬆應對多項繁雜事務、管理工作流程的同時,並且能夠專注於處理單個重點工作專案。
2、為什麼你做不好團隊任務管理?很多人會說,為什麼我按照理論來做團隊任務管理,但還是沒能提升團隊整體效率呢?
出現這種現象,你的團隊可能用錯了團隊任務管理工具:
1、手寫錄入事倍功半,少了提醒功能易delay《Get Things Done》這本書介紹做任務管理就是用的紙和筆,但究其原因是那個時代的電子產品還沒那麼先進。
現在用紙筆做團隊任務管理,明顯不可行。
一方面團隊任務太多,手寫輸入未免太費時間,且沒有提醒功能容易遺忘;
另一方面處理複雜專案,還得先手畫個思維導圖分解成簡單事項,接著在一旁寫上協作人名字…
團隊效率低下不說,隨著工作任務的增加和加重,只會徒增無謂的焦慮感。
2、專案/任務進度不互通,反覆跟進溝通效率低我們都知道,有些事項需要上級成員完成了,負責下級任務的成員才能接著執行。
比如,要在多個媒體渠道宣發多篇產品文稿,需要A成員撰寫完主稿,B成員才能就主稿進行拆稿,緊接著C成員就B成員提供的拆稿,在多個平臺釋出。
一般的協作軟體,並不支援A完成事項後,就通知B開始執行事項,導致B要得知A成員的進度,只能花費更長的時間和更多的精力去口頭反覆詢問。
一旦忘記了追問進度,還可能導致自己的任務往後推遲,從而導致整個團隊專案進度被迫延期,相信這也是困擾許多管理者的頭痛問題。
3、如何有效進行團隊任務管理?說了這麼多,到底該怎麼做團隊任務管理?
GTD、四象限法則、兩列清單法三套方法論,結合飛項事項協作工具,讓你的效率翻十倍!
作為飛項的忠實使用者,初次使用它,就被它的顏值和易用性吸引。
飛項 UI設計出眾,互動方式自然流暢,尤為美觀。
飛項 簡潔乾淨不厚重,功能剋制而不繁雜。
言歸正傳,在團隊日常工作中,需要處理的任務可以這樣管理:
- 2分鐘內能處理完的事情,比如預約客戶來訪,審批下屬的年休假,直接在飛項上建立、執行即可。
- 需要一定的思考、協作、組織統籌的複雜事項,則需要將任務管理方法論結合飛項來處理。
以需要團隊成員協助處理的【員工生日會】為例。
(1)事項思考過程=GTD整理、兩列清單法、四象限法則
籌辦一場員工生日會,前提得清楚需要達到什麼樣的效果?整個事項可以拆解成哪些子任務?
接著,可以使用兩列清單法原理思考哪些事項必須由自己完成、哪些需要派發給團隊成員負責;最後,再利用四象限法則區分每個拆解事項的優先順序。
通常,我會用思維導圖整理清楚整個事項的思路,如下圖所示:
(2)建立一個複雜事項=GTD組織1.0
整理完思路後,將上訴大綱按照1-3級拆分成事項,複雜事項建議在飛項的PC端建立,螢幕夠大、方便操作。
(3)多人分發=GTD組織2.0
複雜事項拆解完,下一步就是合理分配、落實到人。
我會把相關任務的具體指標、標準要求在分派事項的背景資訊裡交待清楚,使得任務更加清晰,然後在邀請協作人裡通過微信好友、飛項協作人等為他人派發事項。
所派發的事項,會以卡片的形式傳送到執行者的微信聊天視窗,即時實現事項的同步協作。
待協作被接受之後,事項就會自動進入對方的日程之中,每天通過日報提醒其該事項的進展和辦理。
通過拆解複雜事項,飛項還提供了一個人性化的功能-“事項脈絡”,事項相關人可以清晰的看到整個事項的進度計劃,先後的主次、誰在負責什麼都一目瞭然。
(4)事項執行=GTD執行
①專屬事項空間,減少資訊干擾
每個事項協作都有一個單獨的IM,不被其他事項資訊干擾,就事論事體現的淋漓盡致。
②重點、檔案自動提煉,拒絕聊天瀑布“爬樓”
溝通過程中,我們可以對溝通內容的文字、檔案等標記重點,且飛項對“重點”、“檔案”會自動提煉,再也不用“爬樓”找乾貨,即便是新邀小夥伴也能快速瞭解事項的重點內容,省時又高效。
③事項小工具,讓工作效率翻倍
協作過程中,為了推動事項的進展,難免需要開個會議討論,而會議結束後,也會產生相應的待辦事項,以及釋出即時公告等等。
所以,飛項除了有事項協作和日程管理外,還支援在對應的事項中發起會議預約、時間徵集、待辦建立和釋出公告等促進協作行為的小工具。
(5)事項回顧=GTD回顧
回顧階段非常重要,我們需要每天檢視哪些任務完成了?哪些任務因為什麼原因延遲了?每項任務的進展如何......
通過定期回顧,可以優化我們的任務管理系統,進而提升工作效率。
①日程、早報,回顧事項超輕鬆
在飛項上,通過日程看板,以及每天早上9點準時推送的早報,就可以看到每項任務的完成情況。
②筆記、檔案管理,讓知識沉澱
在飛項上,你可以隨時記錄下對事項的思考,關聯到相應的事項,當需要時可以在事項筆記及時提取。
當事項結束後,也可以將自己總結的方法論記錄在飛項筆記,並且關聯到該事項,方便日後回顧和複用。
在事項中上傳過的檔案,都自動儲存到相對應的事項檔案庫,同時還會同步儲存到飛項文件中,確保每一個知識的沉澱,為我們往後的工作所用。
小結目前團隊任務管理軟體非常多,與其一味在追求功能強大的軟體,不如選擇一款適合團隊,並且能夠提高團隊協作效益的軟體。
如果你的團隊也存在以下痛點:
1、管理者需要派發任務給成員;
2、其次需要及時收到協作成員的反饋;
3、並且要能夠掌控派發任務的進度。
飛項事項協作工具,無疑可以完美滿足這些需求。
如果你也喜歡飛項這款軟體,不妨到飛項官網或搜[飛項]小程式體驗一下。
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