流程管理通常會是在企業管理流程複雜或者實施大型ERP軟體之前做梳理，然而企業忽視一個問題協同OA軟體在實施過程中流程管理的優化、改進以及確定同樣對整個軟體實施和推進起到不可或缺的作用。國內知名管理諮詢公司AMT諮詢的流程管理專家針對企業實施協同OA前的流程管理梳理提出以下建議：

1、企業上協同OA時需要對業務和管理進行流程的梳理

目前大部分OA系統是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎的，基本內容包括檔案處理、事務處理、文書處理、檔案處理、日程處理、郵件收發、收文發文、出差出勤、檔案轉流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現了日常工作方方面面的管理。但是，AMT源天軟體流程管理專家認為，一個高效的協同OA系統遠沒有這樣簡單，在實施協同OA系統時，很多企業常犯的一個問題是把企業現有未經梳理和優化的流程直接照搬到新上的

2、企業實施OA時流程管理是打破部門壁壘營造協同推進的助力

企業流程管理的意義就在於它能夠為企業管理和運營提供標準規範的操作模式。對於企業管理層來說，有了流程就可在企業內部建立規範統一的運作模式，對於企業普通員工來說，有了流程，就有了可以遵循的規範和學習範例。可以說，流程是對企業內部最佳運營的規範和固化。企業的協同OA流程只有經過企業內部各個部門的充分溝通和推進才可謂整個企業所遵循的規範，才具有在協同OA上的現實操作意義。

3、協同OA軟體通過流程和管理真正結合起來發揮最大效能。

企業要運作一個高效的辦公自動化系統，就必須對協同OA流程進行全面梳理，糾正企業流程管理的問題點，採取適合企業實際情況的最佳做法，在整個企業內部建立一個動態、規範、平滑高效的企業流程管理體系，並通過對企業現有流程進行重新整合實現企業的規範化和高效運作，以流程帶動資訊、物資和資金在企業內部無障礙地流轉，並通過與後臺資料庫的連結實現相關資料的更新，只有如此才能使協同OA流程和管理真正結合起來在協同OA系統發揮真正的效果。

從上面的3點可看出，協同OA流程管理的優化、改進對於辦公自動化系統的實施具有重要的方向性作用。

那麼對於企業使用者來說，如何優化、改進原來的辦公自動化(OA系統)流程?並保障從原有OA流程順利過渡到改進後的協同OA流程?

AMT諮詢的流程管理專家認為，掌握適當的優化、改進流程的方法，保證從原有O A流程順利過渡到改進後的協同OA流程要注意多種方法，適當選擇，配套改革和配套檢查並用。

1、多種方法，適當選擇。流程改進和優化的方法很多，關鍵是要選擇適合企業自身實際情況的方法。 流程的問題常來自兩個方面，一個來自顧客的期望，一個來自於內部人員滿意度。這兩個部分所形成的問題，便需要一定的方法加以解決。有時，企業流程梳理和優化往往帶有企業自身的特色，在實際中比較常用的方法是利用標竿進行比較以及針對流程進行分析進而提出改進和優化的建議，這兩種方法經常結合使用。

2、要注意開展流程的配套改革。 流程的梳理、改進和優化是一項非常複雜的系統工程，可以發現對許多流程的改動，都會引起對企業管理其他方面的再次審視，企業必須在組織架構、人力資源、企業策略等方面進行相關的改動以配合流程的變化。樹立變革的緊迫感、建立變革的指導團隊、明確變革的願景、對願景進行充分溝通、變革的充分授權、明確變革的短期成效、抓住變革的關鍵時機不放鬆、有效鞏固變革的成果。

3、更要注意流程的配套檢查。企業在發展，流程也在不斷的變化和發展，流程的改進和優化是一個持續的過程，因此需要一系列的配套檢查措施以保證流程持續有效的改進和優化。而且，為了保證從原有的流程順利過渡到改進後的流程，企業內部還要建立健全的企業流程管理體系，同時，還要開展相關的企業流程管理培訓和有效的激勵措施，在整個企業內部形成流程的文化。

流程改進和優化過程中注意多種方法，適當選擇，配套改革和配套檢查並用，可充分保證從原有OA流程順利過渡到改進後的協同OA流程。