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如何讓項目設計方案切合實際,持續可行?

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咨詢項目方案不同於發表論文,不能圖好看,更不能搞得像八股文,徒有形式而無內容。咨詢項目方案是為了規範企業工作、指導員工操作或升級管理標準,因此,不能花裏胡哨,好看不中用、務虛不務實,必須通俗易懂、簡潔明了、沒有歧義,方便操作、方便執行。由於企業規模、所處行業、發展階段、人員素質等各不相同,咨詢項目的方案設計就必須體現企業特色,必須有鮮明的個性,故而不可能千篇一律,也不能照抄照搬。因此,咨詢專家不能越俎代庖,只能指導企業員工完成。具體操作步驟如下:
一、項目技術方法講座
項目專家首先把方案設計的理論、原則、方法講清楚,並在課堂現場指導撰寫同類項目方案,然後對照講課要求一一解讀,讓企業員工知其然,同時知其所以然。
二、項目方案任務分配
通常由項目專家提出分配原則和人員要求、時間要求,然後由項目辦公室主任或項目秘書組織落實,保證讓項目設計任務分配到人、計劃到日。
三、項目方案草案撰寫
項目系統設計師或任務承擔者撰寫方案草案,盡自己所能,完成後個別征求意見,請求同事幫忙,自認為基本達到項目專家要求時,再找項目專家指導修改。
四、項目專家指導修改
項目專家指導修改要因人而異,如果初稿水平尚可,可一次修改到位;如果距離達標水平相距甚遠,則需要指出其存在的問題,指導其修改的思路或方法。初稿不達標,項目專家拿過來就改,雖然項目方案達標了,但企業員工沒有真正理解,設計人員沒有得到鍛煉,這也無異於項目專家越俎代庖,並不可取。
五、組織項目方案審核
通常由企業分管副總或企業各單位負責人組織審核,由項目方案涉及崗位員工代表參與討論。討論遵循“集體討論吵夠、執行不折不扣”原則,讓與會人員暢所欲言,項目專家盡可能參與討論,並在其中有意引導企業員工相互辯論,在辯論中達成共識。
六、組織項目方案審批
組織項目方案審批通常由企業負責人負責,如果企業規模大,項目涉及面廣,企業負責人一個人忙不過來,則可以委托企業副總主持。參與人員、討論方法與審核相同。只不過爭議大、同現狀相比改變大的項目,如果不是企業負責人主持審批的,就需要再次提請企業負責人親自參加討論、主持審批。
七、組織項目方案宣傳培訓
項目方案設計得再好,如果不被執行的人員清楚了解、準確掌握,執行效果肯定會大打折扣。項目審批通過的所有方案都必須分期分批分崗位進行培訓,讓執行者廣為知曉、理解認同。安排培訓時強調:所有接受培訓的員工必須在所培訓的項目方案上背書——我接受過培訓,我認可,我執行,並簽字承諾。企業一定要有專人收集存檔。
八、組織項目方案試行
據介紹,高鐵軌道修好之後,通常要空車跑一個月才正式載人行駛。高速公路修通之後,也是首先空車行駛,檢查道路運行情況,確保安全可靠,才放行載人載物車輛,目的就是減少交通事故發生。筆者借鑒此法,項目方案小到一個流程圖,大到一個績效管理制度,都要模擬運行三個月,征求員工意見補充完善後再試行三個月,才開始宣布進入正式運行階段,就是為了確保項目方案切合實際,持續可行。
九、組織項目方案總結完善
項目方案運行首年,項目專家會跟蹤指導,做好項目運行情況分析總結,給企業幹部員工建立樣板。以後每年年度總結時,都必須繼續照此操作:總結項目方案運行效果(成績),並從中提煉本企業經驗,廣泛推廣;同時查找項目運行不足,分析不足產生的原因,制訂改進措施,並在下一年度列入實施計劃。
管理持續改善、不斷優化,與企業技術創新一樣,是企業發展永恒的主題。

如何讓項目設計方案切合實際,持續可行?