如果你按照我所推薦的方法建立起個人的組織管理系統，擁有一個“工作任務”清單、一個工作日曆、“下一步行動”清單和一個“待處理”清單，你大概就別無他求了。

一切需要採取行動的事情，都要求我們不斷地關注它們，這樣一來，我們的大腦不必再不辭勞苦地執行記憶和提醒的任務。我們無時無刻不在憑藉我們的直覺對某些行動作出快速的判斷。為了能夠信賴我們這種判斷力，我們必須立足於更高的起點俯看全景。根據我和成千上萬人的經驗，取得成功的關鍵所在就是：每週查閱。

你應該對所有懸而未決的問題、現行工作計劃、“下一步行動”、“日程安排”、“等待處理”，甚至“將來某時/也許”清單每週查閱一次。你自己也同時得到一次機會，確認大腦中無牽無掛，過去幾天中的零星瑣事已經統統被收集起來，得到了妥善的分類管理。

我們可以高度的概念進行類比：

5萬英尺以上：生活

4萬英尺：3~5年的展望

3萬英尺：1~2年的目標

2萬英尺：責任範圍

1萬英尺：當前的工作

跑道：目前的行動

當下一步行動需要由別人完成時

如果下一步行動不屬於你的工作範疇，這時你必須做到：明確它的負責人（這也就是“等待”行動清單的主要用途）。如果是在小組的範圍商討制定計劃，你就大可不必向每一個成員解釋每一個工作環節的下一步措施了。通常情況下，把工作劃分到每一個人的頭上，然後由他們自己去明確分內工作的具體步驟。

通過行動使自己感覺良好，要比通過使自己感覺良好而進入一種較佳的行動狀態容易的多。

千成不要吝惜在家中的工作空間。通過實施這個計劃，你將會發現在家裡建立起一個同辦公室一致的工作環境是多麼的重要啊！我接觸過很多人都多多少少地受到家裡雜亂氣氛的干擾，根本無法同他們上班時的工作環境相提並論。而當他們在兩個地方建立起一模一樣的工作基地後，立刻受益匪淺。如果你同他們的情況類似，花上一個周未的時間在家時打造一個工作區域，這對於組織管理自己的生活來說，將是一個重大的變革。

如果你的大腦中空空如也，無牽無掛，你的工作籃恐怕已經塞得滿滿的了。

假設你已經完成了收集過程，現在你的工作實際上就是從工作籃的最底層開始挖掘。清空工作籃，事實上並不意味著落實你所收集到的全部工作和行動。它僅僅是指確定每一項工作的內容和實質，並判斷出你下一步的具體措施。

當你完成了加工處理工作籃的活動時，你將：

丟棄你不再需要的一切；

完成任何用不了2分鐘就能搞定的事情；

把任何可以委託他人處理的事情交代出去；

永遠不再放回工作籃

你只有一條單程路線離開工作籃。儘管事實上，對事物僅僅只處理一次並非是一個好語音，但這條單程路線體現了那條古老的警言“處理一次”（handlethingsonce）的真實寓意。如果你照此辦理，你就永遠不會揹負著一個清單，因為當你讀到這個清單時，你即刻就將它們一一搞定了。這條建議的中心意圖在於，根除一種不良習慣，即連續不斷地從工作籃中取出任務，但卻即不判定的性質，也不考慮下一步對策，只是把它們棄之一旁。因此，一條善意的忠告是：“當你第一次從工作籃中取出時，立刻判定它的實質以及處理方法，永遠不要把它再次放回工作籃內。

加工處理的關鍵性問題：“下一步行動是什麼？”

你已經領悟了要點，每一次你只會對付一項任務。此外，你還將針對每一個任務作出果斷的決定。聽起來似乎輕而易舉，但這要求你必須想得又快又準。在大多數的情況下，行動方案需要反覆斟酌，因此，你必須作出判斷。

例如，第一項任務是：是否需要你與某人通一個電話？填寫一張表格？從因特網上下載某些資訊？去商店採購？同你的祕書談一談？給你的老闆發一封電子郵件？如果存在行動的可能，那麼，這項任務獨特而確切的本質將界定下一步行動可能的幾種選擇。然而，如果“確實沒有什麼可以採取的行動”，又應該怎麼辦呢？

孵化

在你的工作籃中大概存在這樣的情況，你會對自己說：“目前沒有什麼可做的，但是，也許今後會有。”這樣的例子有：

一個宣傳小冊子，通告與一位客座演講者的一次商務早餐會。你也許非常希望去參加，但時間是兩週以後，因此你目前還無法確定到那時你是否還留在此地，或者是出差在外。

三週後召開的一次董事會議的日程安排。你已經收到了邀請，目前你並不需要採取任何行動，只需要等待在開會的前一天瀏覽一下日程安排。一個有關個人理財的軟體升級的廣告。你確實需要更新到這個新版本嗎？你不知道，那就暫時把問題放在一邊，一週後再去考慮吧。

一個想法，也許你希望在明年的銷售年度會議上提出來。目前也不必行動。但是你希望在制定計劃時得到提醒。

一張寫給自己的字條，是關於參加一個水彩課程的，但目前你已經顧不上了。

在這些情況下，你應該怎麼辦呢？你面臨著兩種選擇：

把它們記入“將來某時/也許”清單；

你的日程表，或者放入“備忘錄”資料夾中。

這些孵化程式的宗旨在於：他們為你提供了一個擺脫所有的精神負擔的機會，同時使你相信某些行動的提示資訊在適當的時候將會再次浮現出來。在下一章中，我將對組織管理進行詳細的闡述。而現在，僅需要在這類事物上貼一個即時貼，標明“也許”或者“10月17日8時給予提醒”，然後把它們歸入“懸而未決”一類，以備日後再整理。

一旦你決定了下一步的行動，這時，你就面臨著3種選擇：

實施（如果2分鐘內可以完成的話）

指派給他人（如果你自己並不是最佳的執行者）；

交給你的管理系統（作為日後處理的一種選擇）。

基本型別

從組織管理的角度來看，你希望瞭解和管理的事情可以為7大類：

一個“工作”清單

工作的輔助性資料

記錄在日程表中的行動和資訊

各種“下一步行動”的清單

一個“等待”清單

參考資料

一個“將來某時/也許”清單

有些人發現他們很難抽出時間進行回顧檢查，因為工作和家庭環境中隨時都有可能出現新的問題。我所見過的壓力最重的專業人士要數那些在工作時必須隨叫隨到並且能夠迅速作出重要反應的人。下班後，他們還要回家應付幾個10歲以下的孩子，和同樣奔波了一天、滿身疲憊的配偶。當中一些人比較幸運，因為他們至少在路上還擁有一個小時的時間。

在任何時候，你首先考慮的是你能夠做些什麼，你身處什麼地方?手頭上擁有什麼樣的工具？是不是有一部電話？你是否能見到你需要見的人，與他面對面地談論有關日程表上三項內容的安排？是是否正在一家商店裡購物？你是不是無法辦成某件事，僅僅是因為你沒有出現在一個適當的地點或者手上缺乏適當的工具呢？別再為此擔心了。

如果碰上了交通堵塞，你就只能靠手機進行聯絡了，那你就會希望能夠隨手拉出一個“打電話”的清單。總之，你的各種行動清單應該能夠根據你在某一時間的具體要求，招之則來，揮之則去。

精力

儘管有時你可以通過變換環境、重新定位工作重點來增強體力和精力。但是你也僅僅能夠做到這些。每當一天快要結束時，經過一天漫長的工作，恐怕你就連給客戶打個電話都感到力不從心了。但你完全可以選擇給航空公司打個電話訂個機票，或者看看報紙。

事實上，在我的生活和工作中，大多數事情都是在一瞬間冒出來的，通常它們都自然而然地成為了最為緊迫的事情。這對於某些專業人士來說，沒有一點的誇張。因為他們的工作性質要求他們能夠當機立斷地處理那些突然冒出來的新工作和新問題。比如，當你的老闆希望幾分鐘的時間，你就必須予以關注。一位高階管理人員要求你處理某個緊急情況，這一下打亂了你一天的工作安排，成了頭等大事。在執行一位大客戶的訂單時，你發現了一個嚴重的問題，你不得不立即把情況搞清楚。

如果在出現某些突發事件時立即動手解決，而不是按部就班地按照清單逐項地辦理，如果你的選擇是根據你的頭腦作出的清醒決定，那麼你就已經盡你所能地發揮出了最佳水平。

隨時平衡的做法

當你已經處於“黑帶水平”時，你可以像閃電一樣從一隻腳轉換到另一隻腳，並再次回到原位，比如，當你處理工作籃時，助手走進來，告訴你有一個情況需要你立刻處理一下。彆著急！你的那份工作還在那裡，連同其他所有需要處理的事件堆放在一起，當你回來時還可以隨手撿起來。在你打電話的等候空隙中，可以掃一眼你的行動清單，瞭解一下打完電話後可以著手辦理的下一步工作。

史蒂文是大腦研究方面的一位專家，也是我的一位好友。他這樣解釋，生活中只存在兩個問題：

你知道你想要得到的東西，但你不知道應該如何獲取它；

你不知道你到底想要什麼。

如果這種說法是真實的（我認為是的），那麼，也就只存在著兩種解決方法：

制定一個目標

促成這件事

2分鐘原則魔力無限

這是一個活生生的證明，但它同時也說明這些簡單處理是多麼重要，特別是當資訊的數量和速度飛速增長的時候。

事實上，2分鐘僅僅是一個指導原則。如果你在處理工作時擁有較長的時間段，完全可以把處理每件事情的時間限制行長到5分鐘或者10分鐘。如果你打算迅速弄清楚你目前所有的資料，以做便決定如何更高效地運用下午的時間，也可以把時段縮減至1分鐘，甚至30秒，這樣就能加快處理每件事的速度。

隨著你漸漸熟悉了這個管理程式，給自己計時不失為一個好主意。我的大多客戶對於2分鐘的時間到底有多長都感到難以估測，因此，他們大大低估了某些行動落實所需要的時間。比如，如果你打算給某人一個口令，你找到本人而不是他的語音信箱，這個電話通常都要超過2分鐘的時間。

你會驚奇地發現，竟然存在著如此多的2分鐘行動，甚至對於你最為重要的工作也是如此。

事實上，你並不需要真正地追蹤燒錄那些只許花費2分鐘的時間的行動，你僅僅落實它們就行了。然而，如果你採取了行動但卻沒能完成這個工作，你必須明確接下來的活動，並根據同一標準加以管理。比如，你打算更換你最喜歡的一一支筆的筆芯，卻無意中發現你已經用光所有的備用筆芯。這時你就要考慮一下如何再弄一些（去店裡買一些）接著你要麼行動起來，要麼委託他人，要麼暫時推遲一下這個行動。

堅持2分鐘原則，看看自己在處理堆積在“工作籃”中的資料時功效如何？許多人驚異地發現，居然有如此之多的事情可以在2分鐘內解決掉，而且，這其中還包括他們手頭上最重要的一些工作。

讓我再從另一個角度來觀察一下2分鐘原則的效果吧。這次是關於你如何才能夠輕鬆自如地輸入那些電子郵件的。如果你的工作常常涉及到大量的電子郵件的往來，你可通過加快打字速度和使用作業系統以及大量的快捷鍵來提高你的工作效率。有許多經驗豐富的專業人士在工作時步履艱難，這是由於他們還在一邊用眼睛緊緊地盯著鍵盤，一邊緩慢笨拙地敲打著，而且使用滑鼠也太過頻繁了。其實，只要把2分鐘原則與加強計算機技能結合起來，許多工作都能迎刃而解。我發現，很多行政人員對於新技術並沒有抑制的意思，卻對他們的鍵盤退避三舍。